Hinweis: Es handelt sich bei der folgenden Darstellung um allgemeine Informationen, die für den Sachverhalt sensibilisieren sollen. Für individuelle Fragestellungen und rechtsverbindliche Auskünfte wende Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt.
Wer ist von den Regelungen betroffen?
Die Regelungen über Pflichtangaben gelten für alle geschäftlichen E-Mails, die vom Unternehmen nach außen gerichtet sind. Für interne E-Mail-Kommunikation gibt es keine Anforderungen. Welche Pflichtangaben im Einzelnen erforderlich sind, ergibt sich aus der Rechtsform des Unternehmens. Zu beachten ist, dass bei Verstößen nicht nur Bußgelder verhängt werden können, sondern dass u.U. die Gefahr des Erhalts von Abmahnungen durch Wettbewerber besteht.
Welche Pflichtangaben sind anzugeben?
In den meisten Fällen werden die Pflichtangaben mit den folgenden Informationen abgedeckt:
- vollständiger Name der Firma
- ggf. Rechtsformzusätze
- Sitz der Gesellschaft (als vollständige ladungsfähige Anschrift)
- sofern zutreffend: Registergericht und Nummer der Eintragung im Handelsregister (HRA..., HRB...)
- bei Kapitalgesellschaften der Name des Geschäftsführers, Aufsichtsrat etc.
Welche Form müssen die Pflichtangaben haben?
Die Pflichtangaben werden typischerweise als sogenannte "Signatur" am Ende der E-Mail angehängt. Die meisten E-Mail-Programme lassen sich so einstellen, dass dies automatisch geschieht. Wichtig ist, dass die Angaben Teil der E-Mail sind, ein Link auf eine Webseite mit den erforderlichen Angaben ist nicht ausreichend.
Ergänzend zu den Pflichtangaben sollten noch Kontaktmöglichkeiten wie Website oder Telefon- und Faxnummern angegeben werden. Nicht, weil dies gefordert wäre, sondern als Service für den Kunden, um die Kommunikation so einfach wie möglich zu machen.
Was gibt es bei geschäftlichen E-Mails sonst noch zu beachten?
Neben den Anforderungen an die Pflichtangaben gibt es für geschäftliche E-Mails auch strikte Anforderungen an die Art der Ablage und Archivierung. Diese gelten für Unternehmen aller Größen ebenso wie für Freiberufler und Solo-Selbständige. Die Konsequenzen aus einer falschen Speicherung geschäftlicher E-Mails können deutlich größer sein, als bei fehlenden Pflichtangaben. Alle relevanten Informatione dazu haben wir im folgenden Blog-Artikel zusammengefasst: Was müssen alle Gewerbetreibenden bei der Ablage Ihrer geschäftlichen E-Mails beachten?