Die zwei Arten der revisionssicheren Archivierung

Sollen Daten revisionssicher archiviert werden, ist damit gemeint, dass nachträglich keine unbemerkten Änderungen mehr möglich sein dürfen. Dafür gibt es unterschiedliche Varianten: eine technisch einfachere, die Abhängigkeiten schafft, und eine technisch aufwändigere, bei der der Nutzer flexibler bleibt.

Verwahrung der Daten bei einem Treuhänder

Bei der technisch einfacheren Lösung werden die Daten zur Archivierung an einen Treuhänder weitergeleitet. Dieser sorgt dafür, dass nachträglich nichts verändert werden kann und bürgt für die Korrektheit des Archivs.

Dieses Verfahren setzt aber voraus, dass der Treuhänder über die vorgesehene Aufbewahrungsdauer, in vielen Fällen zehn Jahre, die Dienstleistung weiter ausübt. Außerdem ist ein Wechsel des Dienstleisters in der Regel nicht möglich – man würde die Daten ungesichert zurückbekommen, um sie anschließend an einen anderen Dienstleister zu übergeben. Dadurch wäre die Vertrauenskette unterbrochen, man könnte vor der Weitergabe Veränderungen vornehmen. Dadurch, dass der Wechsel des Dienstleisters praktisch kaum möglich ist, gibt es eine dauerhafte Abhängigkeit von seiner Preispolitik.

Digitale Zertifizierung der Archivdaten

Technisch aufwendiger ist das Verfahren, die Daten durch kryptographische Verfahren zu sichern. Dazu werden für die Daten, die im Archiv abgelegt werden, digitale Fingerabdrücke berechnet. Diese digitalen Zertifikate machen eine nachträgliche Manipulation sofort sichtbar. Sie können durch digitale Zeitstempel ergänzt werden, die einen sicheren Nachweis bieten, wann die Archivierung erfolgt ist. Damit kann ausgeschlossen werden, dass ein Archiv erst nachträglich, quasi unmittelbar vor einer Kontrolle, mit manipulierten Daten erstellt wird.

Dieses Verfahren ist technisch aufwändiger. Für den Nutzer liegen die Vorteile aber auf der Hand: Für die Speicherung der Daten ist kein Treuhänder nötig. Ein einmal angelegtes Archiv bleibt dauerhaft revisionssicher, unabhängig vom Speicherort. Die Daten können also im eigenen Besitz bleiben und trotzdem kann der Nachweis geführt werden, dass keine nachträglichen Manipulationen erfolgt sind. Es entstehen so keine weiteren Kostenüber die Archivierungsdauer und ein Wechsel des Dienstleisters für die Erstellung des Archivs ist jederzeit möglich.

Praktischer Einsatz der Archivierungsverfahren

Ein häufiger Einsatzzweck der revisionssicheren Archivierung betrifft Buchaltungsbelege, darunter insbesondere geschäftliche E-Mails. Bei der Auswahl des Abieters ist zu berücksichtigen, welche der Archivierungsvarianten er anbietet.

Die Bloxera GmbH hat mit dem Bloxera® RevisionsArchiv eine einfache Lösung entwickelt, die Ihre zu archivierenden E-Mails digital zertifiziert, regeläßig um Zeitstempel ergänzt und direkt in Ihrem Postfach abspeichert. So bleiben Sie flexibel – das einmal angelegte Archiv ist auch dann noch revisionssicher, wenn Sie nicht mehr unser Kunde sind.