Software für Ihr neues Business

   Sie Gründen ein neues Business?

Sie sind im Begriff Ihren Traum zu erfüllen und ein eigenes Business zu gründen? Dann beginnt eine spannende Zeit mit zahlreiche Herausforderungen. Neben dem Business-Plan sollte am Anfang die Überlegung stehen, mit welchen Software-Werkzeugen Sie sich Ihr Leben vereinfachen können. Nichts ist ärgerlicher, als die knappe Zeit mit Verwaltungsaufgaben zu füllen, statt sich um die Kunden zu kümmern.

   Oft eine solide Alternative: Open Source Software

Sicherlich stoßen Sie regelmäßig auf Werbung für diverse Unternehmens-Software oder entsprechende Cloud-Lösungen. Insbesondere, wenn Sie YouTube schauen und Google bereits weiß, dass Sie ein Business gründen, bleiben Sie nicht verschont von unzähligen Angeboten. Dabei sollten Sie unbedingt beachten: Es gibt zu zahlreichen kommerziellen Produken sehr leistungsfähige Alternativen aus dem Bereich Open Source. Allerdings verfügen diese Alternativen in der Regel über keine Vertriebsteams. Sie werden demnach auch keine Werbung hierzu zu sehen bekommen. Aber umsichtiger Gründer sind Sie gefordert, sich die relevanten Informationen selbst zu beschaffen.

Was spricht also für Open Source? Als erstes fällt auf, dass diese Lösungen lizenzkostenfrei sind. Gerade in der Gründungsphase, wenn noch keine oder nur geringe Umsätze generiert werden, kommt es auf jeden Euro an. Und so ist der Preis einer der Gründe, der viele dazu bringt, sich näher über Open Source zu informieren. Dabei ist der Entfall von Anschaffungs- und Lizenzkosten nur einer der Gründe für die Nutzung von Open Source.

Wer sich intensiver mit der Materie beschäftigt, wird noch weitere Vorteile finden. Insbesondere sticht hervor, dass Open Source Projekte von einer breiten Community getragen werden. Damit gelangt viel Input in die Projekte, der direkt aus der Praxis von Nutzern stammt. Und so können solche Projekte deutlich innovativer sein, als Closed Source Lösungen kommerzieller Anbieter, bei denen eine Entwicklungsmannschaft ohen dieses Maß an Feedback arbeiten muss.

Und langfristig zählt noch ein weiterer Punkt: Gehören Ihre daten wirklich Ihnen? Oder liegen sie bei einem kommerziellen Anbieter und sind nicht woanders hin übertragbar? Der Anbieter freut sich in diesem fall über eine langfristige Kunden-Bindung im wahrsten Sinn des Wortes und Sie sind von den Entscheidungen und Preisentwicklungen des Anbieter vollkommen abhängig. Bei Open Source ist zumindest der Status Quo jederzeit gesichert und in der Regel bleiben Ihre Daten in Ihrem Zugriff.

   Welche Software-Pakete sind am Anfang sinnvoll?

Wir haben hier einige allgemeine Tipps zu Software zusammengestellt, die von Anfang an für nahezu alle Unternehmen wichtig ist. Je nach Tätigkeitsschwerpunkt kommen dann noch zusätzliche Speziallösungen hinzu, die aber sehr vom jeweiligen Einzelfall abhängen.

Rechner-Betriebssystem

Die grundsätzlichste Frage können wir an dieser Stelle nur kurz streifen, nämlich die nach dem Betriebssystem Ihres Rechners. Die meisten Systeme werden mit einer vorinstallierten Version von Windows ausgeliefert oder bei Apple entsprechend mit macOS. Mit einer der zahlreichen Open Source Linux-Alternativen sparen Sie daher zumindest anfangs kein Geld, und es kommen diverse Konfigurationsherausforderungen hinzu. Falls Sie sich nicht ohnehin ausgesprochen gut mit Linux auskennen, bleiben Sie daher am besten beim vertrauten System.

Office-Lösung

Aber schon direkt als Nächstes kommt meist die Frage nach einem Office-Paket. Und hier gibt es tatsächlich zum kommerziellen Platzhirschen Microsoft Office interessante Open Source Alterantiven. Historisch war Open Office ein großer Player, bis sich die dahinter stehende Firma Oracle mit der Community überworfen hat. Diese hat das Projekt dann unter der Bezeichnung Libre Office eigenständig weitergeführt. Sofern kein umfangreicher Dokumentenaustausch komplexer Dokumente mit Nutzern von Microsoft Office erfolgen muss, spricht heute sehr viel für die Verwendung des sehr ausgereiften Libre Office.

Buchhaltung

Als weiterer Punkt sollte das Thema Buchhaltung betrachtet werden. Eine der Vorgaben des Finanzamts lautet, dass erfasste Buchungen nachträglich nicht mehr änderbar sein dürfen. Damit scheidet Excel als Hilfsmittel für die Buchhaltung aus - ein "echtes" Programm muß her. Würde man hier der Werbung vertrauenn, müsste man glauben, dass es nur wenige, dominierende Systeme gibt. Derzeit ist uns zwar keine Open Source Lösung bekannt, die alle Anforderungen der Finanzbehörden erfüllt. Aber zumindest gibt es kleinere Anbieter, die Nutzern kein Abo aufzwängen und zu günstigen Preisen solide Lösungen anbieten. Werfen Sie u.a. einen Blick auf die Lösungen von Taxpool oder die HaBu-Programme von mc richter.

E-Mail-Archivierung nach GoBD und DSGVO

Der nächste wichtige Punkt ist die rechtskonforme Archivierung Ihrer geschäftlichen E-Mails nach GoBD und DSGVO. Noch nie davon gehört? Kein Problem, es ist ja bei der Gründung noch rechtzeitig, sich darüber zu informieren. Mehr Informationen und eine Lösung, die ideal für kleine Unternehmen mit einer E-Mail-Adresse ist, ist das von uns entwickelte Bloxera® RevisionsArchiv. Es handelt sich um eine Software-as-a-Service, bei der die archivierten Daten dauerhaft bei Ihnen bleiben.

Komplettlösung für Ihre Unternehmensabläufe

Damit wäre die Pflicht quasi abgeschlossen. Was bleibt ist die Kür: Eine Lösung rund um Ihre geschäftlichen Abläufe, von der Erstellung eines Angebots über die Beauftragung und eine Auftragsbestätigung bis zur Rechnung und eventuell die Entgegennahme von Zahlungen per Kreditkarte. Dazu kommen dann je nach Art des Business Themen wie Lagerverwaltung und Versand oder die Erfassung und Abrechnung von Projektzeiten. Oder auch die systematische Unterstützung Ihrer Kunden bei Problemen mit Hilfe einer Support-Ticket-Lösung. Das alles klingt nach umfangreicher Software und auch in diesem Bereich mangelt es nicht an Werbung zu diversen kostenpflichtigen Lösungen. Neben dem Preis zahlen Sie gerade bei diesen komplexen Systemen meist zusätzlich mit einem Lock-In, d.h. einmal erfasste Daten sind nicht mehr einfach an andere Anbieter zu übertragen.

Auch hier haben wir eine außerordentlich gute Nachricht: Es gibt gleich mehrere Open Source Projekte unter dem Stichwort ERP (Enterprise Resource Planning), die Ihre Geschäftsablqufe strukturieren und automatisieren. Wir haben hier eine Übersicht über die verfügbaren Lösungen zusammengestellt. Falls Sie jetzt keine Zeit für einen umfassenden Vergleich haben: Für viele Unternehmen gehört die Open Source Lösung Dolibarr ERP/CRM zu den leistungsfähigsten Angeboten, mit mehr als 90 enthaltenen Funktionsmodulen und ohne jegliche Lizenzkosten. Weitere Informationen haben wir hier zusammengestellt.

Und falls Sie für Ihr geplantes Vorhaben gerne professionelle Unterstützung hätten, stehen wir Ihnen gerne als Ratgeber für alle Fragen rund um die Digitalisierung zur Verfügung. Und im Bereich Open Source ERP haben wir uns neben unserer allgemeinen Kompetenz insbesondere auf die freie Lösung Dolibarr ERP/CRM spazialisiert, für die wir umfassenden Support von der Installation bis zur Anwenderschulung leisten, so dass Sie auch bei der Nutzung von Open Source nicht ohne Ansprechpartner dastehen.

   Und dazu: Dokumentation Ihrer Abläufe

Neben Ihrer Motivation und der passenden Software benötigen Sie auch eine Dokumentation der Abläufe inklusive der Nutzung Ihrer Unternehmenssoftware. Zum einen ist dies eine Anforderung der Behörden, die sich gegebenenfalls vergewissern möchten, wie Ihr Business abgewickelt wird und ob alles ordnunsgemäß verläuft, von der Buchhaltung bis zum Datenschutz. Zum anderen ist es aber auch für Sie selbst wichtig: Manche Dinge sind nur selten erforderlich, z.B. die passende Einweisung für neue Mitarbeiter. Ohne Dokumentation leicht etwas wichtiges vergessen. Und was passiert, wenn Sie z.B. selbst einmal krank sind und ausfallen? Mit der geeigneten Dokumentation kann dann jemand anderes einspringen und z.B. sicherstellen, dass die Umsatzsteuervoranmeldung trotzdem rechtzeitig an das Finaznamt gesendet wird.

   Zu guter Letzt

Sie befinden sich in einer spannenden Zeit mit vielen Möglichkeiten. Verzichten Sie nicht auf die Digitalisierung, die einer der wichtigsten Faktoren im Wettbewerb mit Ihren Konkurrenten ist. Wie wir gezeigt haben, muss das nicht einmal teuer sein - ganz im Gegenteil. Wir wünschen ihnen bei ihrem Vorhaben viel Erfolg!