Verwaltung von Beratungs- oder Freelancer-Tätigkeiten mit dem Open Source ERP-System Dolibarr




Einführung

Dolibarr ist ein Open Source ERP-System mit vielen interessanten Features, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen sowie für Freelancer. Es ist jüngst in der Version v15 erschienen, die einige wichtige Neuerungen beinhaltet. Die Einsatzmöglichkeiten von Dolibarr sind vielfältig. Das macht es allerdings im Einzelfall nicht immer einfach zu verstehen, welche Features für einen speziellen Anwendungsfall die richtigen sind. Daher widmet sich dieser Artikel der Nutzung von Dolibarr für die Verwaltung bzw. das Management der Geschäftsprozesse rund um Beratungsleistungen.

Einfaches Management von Beratungsleistungen
Einfaches Management von Beratungsleistungen

Zielstellung

Beratungsunternehmen und Freelancer verkauften ihre Dienste meist zu einem Preis, der abhängig von Dauer und Umfang der Beratungsleistungen ist. Oft erfolgt die Abrechnung in „Beratertagen“. Wie wir im Folgenden sehen werden, erfordert der Weg bis hin zur Abrechnung der Leistung zahlreiche Verwaltungstätigkeiten. Werden diese von einem IT-System unterstützt, muss hierfür weniger Zeit für manuelle Aufzeichnungen aufgewendet werden, mögliche Fehlerquellen werden reduziert und die Übersicht steigt.


Der Prozess

Der Geschäftsprozess im Zusammenhang mit Beratungsleistungen sieht in der Regel wie folgt aus:
  1. Interessenten wird ein Angebot gemacht. Oft wird dieses diskutiert und mehrfach modifiziert, bevor es angenommen wird.
  2. Die Annahme durch den Kunden erfolgt mittels eines Kundenauftrags. Meist wird dem Kunden im Anschluss eine Auftragsbestätigung zugesandt.
  3. Die eigentliche Leistungserbringung wird in einem kundenspezifischen Projekt abgewickelt. Durchzuführende Tätigkeiten und erbrachte Arbeitszeiten werden aufgezeichnet.
  4. Als Basis für die Rechnungsstellung wird dem Kunden ein Arbeitsbericht übermittelt, den er entsprechend freigibt.
  5. Anschließend erfolgt die eigentliche Rechnungsstellung.


Die Module

Dolibarr ist als modulares System aufgebaut. Je nach benötigten Funktionen können aufeinander abgestimmte Module aktiviert werden, um die gewünschten Abläuft abzubilden. Für den zuvor beschriebenen Prozess sind die folgenden Module zu aktivieren:
Diese Module sind unter Start > Einstellungen > Module/Anwendungen zu aktivieren und zu konfigurieren. Bei vorhandenen Benutzern im System ist zu überprüfen, welche neuen Berechtigungen zu vergeben sind. Bezüglich der Details sei an dieser Stelle auf das umfangreiche Wiki unter wiki.dolibarr.org verwiesen.


Aktivieren der benötigten Module
Aktivierung der benötigten Module (Ausschnitt)


Die Dokumente

Im Austausch mit dem Kunden werden bei obigem Prozess die folgenden Dokumente verwendet:
Dolibarr bringt out-of-the-box vollständige Vorlagen für alle benötigten Dokumente mit. Sie lassen sich einfach personalisieren was das verwendete Firmenlogo und die rechtlich erforderlichen Informationen im Footer der Dokumente angeht. Gerade für den Anfang ist es eine enorme Zeitersparnis, dass keine eigenen Layouts entworfen werden müssen. Optisch sind alle verfügbaren Dokumente durchaus akzeptabel, erfordern aber etwas Kompromissbereitschaft, wenn das bisher verwendete Layout als Maßstab gelten soll.


Beispielrechnung
Standardvorlage für Rechnungen

Es ist möglich, individuelle Anpassungen und umfangreiche Veränderungen an den Vorlagen vorzunehmen. Dies kann entweder mit Vorlagen im Office-Format (.odt) ohne Programmierarbeiten erfolgen oder in php-Routinen, die aber sowohl Programmierkenntnisse als auch Einarbeitung in die Mechanismen von Dolibarr erfordern.

Der Aufwand für Anpassungsarbeiten sollte nicht unterschätzt werden. Sofern es nur um Geschmackfragen geht, spricht viel dafür, sich an die vorhandenen Vorlagen zu gewöhnen und keine individuellen Layout-Anpassungen vorzunehmen:

Der Ablauf – Angebot und Kundenauftrag

Es kann hier nicht jeder einzelne Klick aufgeführt werden, sondern das Vorgehen nur grob skizziert werden. Zur Bedienung im Einzelnen lohnt sich immer ein Blick in das Dolibarr-Wiki, wo sehr umfangreiche Informationen für viele Spezialfragen verfügbar sind.

Der Weg vom Angebot zum Kundenauftrag ist grundsätzlich unspektakulär und die Bedienung einfach. Die Dokumente werden zunächst als Entwurf erzeugt und durch das „Validieren“ festgeschrieben und mit einer individuellen Dokumentennummer versehen. Angebote können per Klick in Kundenaufträge überführt werden.

Nach dem Kundenauftrag wird es interessanter: Für die weitere Abwicklung ist ein Projekt anzulegen. Es ist auszuwählen, dass im Rahmen des Projektes Zeitaufwände nachverfolgt werden sollen. Auch das nächste Kästchen zur Abrechnung dieser Zeitaufwände ist zu aktivieren. Anschließend kann im Projekt der bestehende Kundenauftrag verknüpft werden und es sollten alle Mitarbeiter dem Projekt zugeordnet werden, deren Tätigkeit später abgerechnet werden soll.


Anlegen eines neuen Projektes
Optionen für das Anlegen eines neuen Projektes


Der Ablauf – Zeiterfassung für Beratungsleistungen

Nun gilt es, Aufgaben innerhalb des Projektes zu definieren, für die Zeitaufwände erfasst und abgerechnet werden. Die einfachste Variante besteht darin, nur einen Aufgabentyp (z.B. „Projekttätigkeiten“) zu erstellen. Je nach Komplexität hilft es aber, mehrere Aufgabentypen zu definieren, deren Benennung natürlich vom Tätigkeitsfeld und vom Projekt abhängt (z.B. „Erfassung der Anforderungen“, „Entwurf von Lösungskonzepten“, „Präsentationen vor Ort“). Die anfallenden Zeitaufwände können nun komfortabel erfasst werden: Einfach Aufgabe wählen, Mitarbeiter, Zeiten und Beschreibung hinzufügen.


Erfassung von Zeiten
Für die Erfassung weiterer Zeiten auf das + rechts oben klicken.


Der Ablauf – Abrechnung von Beratungsleistungen

Die Abrechnung von Leistungen kann pro Projekt durchaus mehrfach, z.B. jeweils für eine Monat, erfolgen. Zunächst werden die abzurechnenden Positionen ausgewählt. Dann kann ein Arbeitsbericht erstellt werden, deren gewünschter Detaillierungsgrad konfigurierbar ist. Der Arbeitsbericht schlüsselt gegenüber dem Kunden die erbrachten Tätigkeiten auf und wird in der Regel von diesem als Basis für die folgende Rechnung freigegeben. Wichtiger Hinweis: Dolibarr ab der Version 15.0.1 verwenden, es wurde ein Bug in der Zuordnung zu Tasks behoben.

Die Rechnungsstellung erfolgt nach demselben Verfahren. Die entsprechenden Positionen in der Zeiterfassung werden im Anschluss als abgerechnet gekennzeichnet. Ist eine automatische Umrechnung von Stunden z.B. in Tagessätze gewünscht, geschieht dies wie folgt:
Es wird eine Leistung (z.B. „Tagessatz“) definiert, mit einem Preis versehen und als Zeitumfang z.B. 8h spezifiziert. Diese Leistung wird im Rahmen der Rechnungserstellung als "Service für Leistungen" ausgewählt. In der erstellten Rechnung sind dann die erzeugten Positionen mit den definierten Preisen versehen.


Auswahloptionen bei der Rechnungserstellung
Auswahloptionen bei der Rechnungserstellung

Automatisch erzeugte Rechnungen befinden sich zunächst im Entwurfsmodus. Es können noch Formulierungen angepasst und Positionen ergänzt oder gelöscht werden. Erst mit der Validierung wird die Rechnung festgeschrieben und eine Rechnungsnummer vergeben.


Und die Buchhaltung dazu?

Über die vergangenen Releases hat sich die Buchhaltungsfunktionalität von Dolibarr laufend verbessert. Derzeit scheint es aber noch etwas früh, sich vollständig darauf zu verlassen, da insbesondere die deutschen Anforderungen nur bedingt unterstützt werden:
Insofern lautet die derzeitige Empfehlung, die klassische Unternehmensbuchhaltung mit einer kommerziellen Software abzubilden. Hier sind insbesondere etwas weniger bekannte und kostengünstige Lösungen wie Taxpool oder WinHabu eine interessante Option. Die mit Dolibarr erstellten Rechnungen werden dann in der Buchhaltung entsprechend erfasst. Je nach Anzahl der Belege lässt sich dies manuell erledigen oder durch gebündelte Datenexporte aus Dolibarr abbilden.

Als weitere Komponente der Buchhaltung ist die revisionssichere Archivierung der erstellten Belege (also Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen etc.) erforderlich. Sofern diese per E-Mail übermittelt werden, kann dafür ein revisionssicheres E-Mail-Archiv verwendet werden, das ohnehin für die relevante Kommunikation mit Kunden vom Finanzamt gefordert wird.

Für die rechtskonforme Archivierung geschäftlicher E-Mails verweisen wir an dieser Stelle auf unser Produkt Bloxera® RevisionsArchiv, das gerade für kleinere Unternehmen ideal ist, indem es aus jedem bestehenden Postfach unkompliziert ein revisionssicheres Archiv macht. Mehr dazu unter www.revisionsarchiv.de.

Weitere Informationen zu dieser wichtigen Thematik finden Sie u.a. in diesen Blog-Artikeln:



Fazit

Mit Dolibarr lassen sich die Abläufe im Vertriebsprozess für Beratungsleistungen bequem abbilden, insbesondere auch, was die Erfassung und Abrechnung erbrachter Leistungen betrifft. Das System ist kostenfrei als Open Source erhältlich und bietet ein hohes Maß an Flexibilität.

Für die Erfüllung der Anforderungen durch das Finanzamt bietet es sich derzeit an, Dolibarr mit einer kommerziellen Buchhaltungslösung und einer Lösung für die revisionssichere Archivierung geschäftlicher E-Mails zu kombinieren.



Wir unterstützen bei der Einführung von Dolibarr

Falls die beschriebenen Möglichkeiten Ihr Interesse geweckt haben, sprechen Sie uns gerne an. Die Bloxera GmbH unterstützen Sie als Lösungsanbieter ganz nach Bedarf von der Auswahl des für Sie richtigen Systems über die optimale Konfiguration und individuelle Anpassung bis zur Schulung Ihrer Mitarbeiter.

Unsere Kontaktdaten finden Sie hier.