Verwaltung von Beratungs- oder Freelancer-Tätigkeiten mit dem Open Source ERP-System Dolibarr

Einführung

Dolibarr ist ein Open Source ERP-System mit vielen interessanten Features, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen sowie für Freelancer. Es ist jüngst in der Version v15 erschienen, die einige wichtige Neuerungen beinhaltet. Die Einsatzmöglichkeiten von Dolibarr sind vielfältig. Das macht es allerdings im Einzelfall nicht immer einfach zu verstehen, welche Features für einen speziellen Anwendungsfall die richtigen sind. Daher widmet sich dieser Artikel der Nutzung von Dolibarr für die Verwaltung bzw. das Management der Geschäftsprozesse rund um Beratungsleistungen.

Zielstellung

Beratungsunternehmen und Freelancer verkauften ihre Dienste meist zu einem Preis, der abhängig von Dauer und Umfang der Beratungsleistungen ist. Oft erfolgt die Abrechnung in „Beratertagen“. Wie wir im Folgenden sehen werden, erfordert der Weg bis hin zur Abrechnung der Leistung zahlreiche Verwaltungstätigkeiten. Werden diese von einem IT-System unterstützt, muss hierfür weniger Zeit für manuelle Aufzeichnungen aufgewendet werden, mögliche Fehlerquellen werden reduziert und die Übersicht steigt.

Der Prozess

Der Geschäftsprozess im Zusammenhang mit Beratungsleistungen sieht in der Regel wie folgt aus:

1. Interessenten wird ein Angebot gemacht. Oft wird dieses diskutiert und mehrfach modifiziert, bevor es angenommen wird.
2. Die Annahme durch den Kunden erfolgt mittels eines Kundenauftrags. Meist wird dem Kunden im Anschluss eine Auftragsbestätigung zugesandt.
3. Die eigentliche Leistungserbringung wird in einem kundenspezifischen Projekt abgewickelt. Durchzuführende Tätigkeiten und erbrachte Arbeitszeiten werden aufgezeichnet.
4. Als Basis für die Rechnungsstellung wird dem Kunden ein Arbeitsbericht übermittelt, den er entsprechend freigibt.
5. Anschließend erfolgt die eigentliche Rechnungsstellung.

Die Module

Dolibarr ist als modulares System aufgebaut. Je nach benötigten Funktionen können aufeinander abgestimmte Module aktiviert werden, um die gewünschten Abläuft abzubilden. Für den zuvor beschriebenen Prozess sind die folgenden Module zu aktivieren:

• Geschäftspartner
• Angebote
• Kundenaufträge
• Serviceaufträge
• Rechnungen
• Leistungen
• Projekt- und Aufgabenverwaltung

Diese Module sind unter Start > Einstellungen > Module/Anwendungen zu aktivieren und zu konfigurieren. Bei vorhandenen Benutzern im System ist zu überprüfen, welche neuen Berechtigungen zu vergeben sind. Bezüglich der Details sei an dieser Stelle auf das umfangreiche Wiki unter wiki.dolibarr.org verwiesen.

Die Dokumente

Im Austausch mit dem Kunden werden bei obigem Prozess die folgenden Dokumente verwendet:

• Angebot
• Auftragsbestätigung
• Arbeitsbericht
• Rechnung

Dolibarr bringt out-of-the-box vollständige Vorlagen für alle benötigten Dokumente mit. Sie lassen sich einfach personalisieren was das verwendete Firmenlogo und die rechtlich erforderlichen Informationen im Footer der Dokumente angeht. Gerade für den Anfang ist es eine enorme Zeitersparnis, dass keine eigenen Layouts entworfen werden müssen. Optisch sind alle verfügbaren Dokumente durchaus akzeptabel, erfordern aber etwas Kompromissbereitschaft, wenn das bisher verwendete Layout als Maßstab gelten soll.

Es ist möglich, individuelle Anpassungen und umfangreiche Veränderungen an den Vorlagen vorzunehmen. Dies kann entweder mit Vorlagen im Office-Format (.odt) ohne Programmierarbeiten erfolgen oder in php-Routinen, die aber sowohl Programmierkenntnisse als auch Einarbeitung in die Mechanismen von Dolibarr erfordern.

Der Aufwand für Anpassungsarbeiten sollte nicht unterschätzt werden. Sofern es nur um Geschmackfragen geht, spricht viel dafür, sich an die vorhandenen Vorlagen zu gewöhnen und keine individuellen Layout-Anpassungen vorzunehmen:

• Die Anzahl der anzupassenden Vorlagen ist groß. Nur z.B. die Rechnung zu ändern hilft nicht viel, denn es sollen ja alle Firmendokumente konsistent sein und zueinander passen.
• Bei jedem Versionswechsel von Dolibarr fällt weiterer Aufwand an, um die Funktionsfähigkeit sorfältig mit dem neuen Release zu testen und ggf. erforderliche Aktualisierungen vorzunehmen.
• Die Standardvorlagen sind sehr durchdacht. Z.B. wird in der Rechnung nur dann eine Spalte für Rabatte ausgegeben, wenn tatsächlich mindestens ein Produkt rabattiert ist - bei Kunden ohne Rabatt würde Platz verschwendet und eine leere Rabattspalte eventuell sogar Begehrlichkeiten wecken. Diese programmierten Funktionen lassen sich mit einfachen .odt-Templates nicht nachbilden, erfordern also immer die Nutzung von .php-Vorlagen und somit Programmierkenntnisse.

Der Ablauf – Angebot und Kundenauftrag

Es kann hier nicht jeder einzelne Klick aufgeführt werden, sondern das Vorgehen nur grob skizziert werden. Zur Bedienung im Einzelnen lohnt sich immer ein Blick in das Dolibarr-Wiki, wo sehr umfangreiche Informationen für viele Spezialfragen verfügbar sind.

Der Weg vom Angebot zum Kundenauftrag ist grundsätzlich unspektakulär und die Bedienung einfach. Die Dokumente werden zunächst als Entwurf erzeugt und durch das „Validieren“ festgeschrieben und mit einer individuellen Dokumentennummer versehen. Angebote können per Klick in Kundenaufträge überführt werden.

Nach dem Kundenauftrag wird es interessanter: Für die weitere Abwicklung ist ein Projekt anzulegen. Es ist auszuwählen, dass im Rahmen des Projektes Zeitaufwände nachverfolgt werden sollen. Auch das nächste Kästchen zur Abrechnung dieser Zeitaufwände ist zu aktivieren. Anschließend kann im Projekt der bestehende Kundenauftrag verknüpft werden und es sollten alle Mitarbeiter dem Projekt zugeordnet werden, deren Tätigkeit später abgerechnet werden soll.

Der Ablauf – Zeiterfassung für Beratungsleistungen

Nun gilt es, Aufgaben innerhalb des Projektes zu definieren, für die Zeitaufwände erfasst und abgerechnet werden. Die einfachste Variante besteht darin, nur einen Aufgabentyp (z.B. „Projekttätigkeiten“) zu erstellen. Je nach Komplexität hilft es aber, mehrere Aufgabentypen zu definieren, deren Benennung natürlich vom Tätigkeitsfeld und vom Projekt abhängt (z.B. „Erfassung der Anforderungen“, „Entwurf von Lösungskonzepten“, „Präsentationen vor Ort“). Die anfallenden Zeitaufwände können nun komfortabel erfasst werden: Einfach Aufgabe wählen, Mitarbeiter, Zeiten und Beschreibung hinzufügen.

Der Ablauf – Abrechnung von Beratungsleistungen

Die Abrechnung von Leistungen kann pro Projekt durchaus mehrfach, z.B. jeweils für eine Monat, erfolgen. Zunächst werden die abzurechnenden Positionen ausgewählt. Dann kann ein Arbeitsbericht erstellt werden, deren gewünschter Detaillierungsgrad konfigurierbar ist. Der Arbeitsbericht schlüsselt gegenüber dem Kunden die erbrachten Tätigkeiten auf und wird in der Regel von diesem als Basis für die folgende Rechnung freigegeben. Wichtiger Hinweis: Dolibarr ab der Version 15.0.1 verwenden, es wurde ein Bug in der Zuordnung zu Tasks behoben.

Die Rechnungsstellung erfolgt nach demselben Verfahren. Die entsprechenden Positionen in der Zeiterfassung werden im Anschluss als abgerechnet gekennzeichnet. Ist eine automatische Umrechnung von Stunden z.B. in Tagessätze gewünscht, geschieht dies wie folgt:
Es wird eine Leistung (z.B. „Tagessatz“) definiert, mit einem Preis versehen und als Zeitumfang z.B. 8h spezifiziert. Diese Leistung wird im Rahmen der Rechnungserstellung als "Service für Leistungen" ausgewählt. In der erstellten Rechnung sind dann die erzeugten Positionen mit den definierten Preisen versehen.

Automatisch erzeugte Rechnungen befinden sich zunächst im Entwurfsmodus. Es können noch Formulierungen angepasst und Positionen ergänzt oder gelöscht werden. Erst mit der Validierung wird die Rechnung festgeschrieben und eine Rechnungsnummer vergeben.

Und die Buchhaltung dazu?

Über die vergangenen Releases hat sich die Buchhaltungsfunktionalität von Dolibarr laufend verbessert. Inzwischen kann Dolibarr viele Buchhaltungsaufgaben vollwertig erfüllen:

• Bloxera hat inzwischen ein Modul für den Export von Buchhaltungsdaten aus Dolibarr im DATEV-Format entwickelt, das die meisten Steuerberater für einen Datentransfer verwenden.
• Funktionen wie die elektronische Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen sind nicht vorhanden. Eine solche Funktion erfordert zudem laufende Anpassungen, so dass ein Unternehmen oder eine andere Institution kontinuierlichen Support sicherstellen sollte. Durch den Export im DATEV-Format können diese Aufgaben aber mit einer kostengünstigen Buchhaltungssoftware als ergänzendes System abgewickelt werden.
• Die vollständige Erfüllung der GoBD durch die Buchhaltung allein durch Dolibarr wäre im Detail zu untersuchen. Dolibarr erfüllt die französischen Anforderungen der Finanzbehörden, z.B. durch ein unveränderbares Log, in dem Transaktionen wie die Erstellung von Rechnungen erfasst werden. Die Anforderungen deutscher Finanzbehörden unterscheiden sich jedoch davon. Wird eine ergänzende Archivierungslösung verwendet, können viele der deutschen Anforderungen vergleichsweise einfach erfüllt werden.

Insofern lautet die derzeitige Empfehlung, die klassische Unternehmensbuchhaltung in Dolibarr mit einer kommerziellen Software zu ergänzen, um das gesamte Anforderungsspektrum abzudecken. Hier sind insbesondere etwas weniger bekannte und kostengünstige Lösungen wie Taxpool oder WinHabu eine interessante Option. Die mit Dolibarr erstellten Buchhaltungsdaten werden dann einfach in die externe Software exportiert und dort z.B. für eine elektronische Umsatzsteuervoranmeldung verwendet.

Als weitere Komponente der Buchhaltung ist die revisionssichere Archivierung der erstellten Belege (also Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen etc.) erforderlich. Sofern diese per E-Mail übermittelt werden, kann dafür ein revisionssicheres E-Mail-Archiv verwendet werden, das ohnehin für die relevante Kommunikation mit Kunden vom Finanzamt gefordert wird.

Für die rechtskonforme Archivierung geschäftlicher E-Mails verweisen wir an dieser Stelle auf unser Produkt Bloxera® RevisionsArchiv, das gerade für kleinere Unternehmen ideal ist, indem es aus jedem bestehenden Postfach unkompliziert ein revisionssicheres Archiv macht. Mehr dazu unter www.revisionsarchiv.de.

Weitere Informationen zu dieser wichtigen Thematik finden Sie u.a. in diesen Blog-Artikeln:

Fazit

Mit Dolibarr lassen sich die Abläufe im Vertriebsprozess für Beratungsleistungen bequem abbilden, insbesondere auch, was die Erfassung und Abrechnung erbrachter Leistungen betrifft. Das System ist kostenfrei als Open Source erhältlich und bietet ein hohes Maß an Flexibilität.

Für die Erfüllung der Anforderungen durch das Finanzamt bietet es sich derzeit an, Dolibarr mit einer kommerziellen Buchhaltungslösung und einer Lösung für die revisionssichere Archivierung geschäftlicher E-Mails zu kombinieren.

(aktualisiert am 8.3.2024)