Erstellung von standardkonformen E-Rechnungen mit Dolibarr

Die Herausforderung: E-Rechnungen in Deutschland
Seit Anfang 2025 werden in Deutschland schrittweise E-Rechnungen im B2B-Bereich eingeführt. Der Gesetzgeber hat damit aus dem bisher einfachen Vorgang der Rechnungserstellung eine komplexe technische Angelegenheit gemacht – die Spezifikation umfasst bereits mehrere hundert Seiten.

Das zentrale Problem: Nur wenn alle technischen Anforderungen erfüllt sind, beginnt für den Empfänger die Zahlungsfrist zu laufen. Bis dahin kann er die Rechnung rechtmäßig ignorieren.

Warum bestehende Lösungen scheitern
Für die Prüfung existieren sogenannte Validatoren, die automatisiert die Einhaltung der Standards überprüfen und eine Empfehlung zur Annahme oder Zurückweisung abgeben. Unsere Tests mit verschiedenen Lösungen führten jedoch wiederholt zu E-Rechnungen, die von Validatoren abgelehnt wurden.

Die Gründe sind vielfältig:

• Besondere Anforderungen für spezifische Sachverhalte (Rabatte, Stornorechnungen etc.)
• Fehlende oder unvollständige Daten (z.B. Kundenadresse)
• Komplexe technische Spezifikationen

Unsere Lösung: E-Rechnungsmodul mit integrierter Validierung
Um sicherzustellen, dass nur korrekte E-Rechnungen verschickt werden, haben wir eine eigene Lösung entwickelt: Ein E-Rechnungsmodul, das nicht nur Standardrechnugnen unterstützt, sondern verschiedenste Rechnungstypen korrekt als XRechnung erzeugt (z.B. auch Anzahlungsrechnungen, Stornorechnungen, ...). Und nach der Erstellung kann jede erzeugte Rechnung automatisch mit einem offiziellen Validator überprüft werden.

Der Vorteil: Fehler werden bereits beim Aussteller erkannt – nicht erst beim Empfänger.

Technische Basis: KoSIT-Validator
Wir verwenden den offiziellen E-Rechnungs-Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), einer Verwaltungseinheit des Landes Bremen. Dieser bewährte Validator ist als Open Source verfügbar und wird bereits in zahlreichen Lösungen eingesetzt.

Einfache Installation trotz großem Umfang
Die Integration der Validator-Schnittstelle ist technisch unkompliziert, jedoch ist der Umfang so groß, dass ein direkter Upload in den meisten Dolibarr-Instanzen an Größenbeschränkungen scheitern würde.

Unsere flexible Lösung:

1. Installation des Basis-Moduls zur E-Rechnungserstellung
2. Nachträgliche Installation des Validators per Knopfdruck über die Setup-Seite
3. Für Sonderfälle: Detaillierte manuelle Installationsanleitung

Datenschutz durch lokale Verarbeitung
Alle Validierungen erfolgen lokal auf Ihrem Server. Dadurch entstehen keine Datenschutzprobleme oder Anforderungen für Auftragsverarbeitungsvereinbarungen, wie sie bei Online-Validatoren auftreten würden.

Gut zu wissen: Warum das Datenformat XRechnung statt ZUGFeRD?
Für E-Rechnungen gibt es verschiedene Datenformate. Die verbreitetsten sind:

• XRechnung: XML-Datei mit Daten im XML-Format
• ZUGFeRD: PDF-Datei mit lesbaren Daten und zusätzlich eingebetteten Daten im XML-Format (das ZUGFeRD-Format wird international auch als Factur-X bezeichnet)

Auf den ersten Blick erscheint ZUGFeRD komfortabler, da zusätzlich zu den technischen Rechnungsdaten ein lesbares PDF enthalten ist. Doch Vorsicht: Rechtlich verbindlich sind ausschließlich die XML-Daten – niemals das PDF.

Das Problem mit ZUGFeRD in der Praxis
Der Empfänger einer ZUGFeRD-Rechnung muss:

1. Die XML-Daten validieren und verarbeiten
2. Zusätzlich sicherstellen, dass das lesbare PDF inhaltlich mit den eingebetteten XML-Daten übereinstimmt

Dies macht ZUGFeRD in der Praxis deutlich komplexer und fehleranfälliger.

Unser Fazit: Wir haben uns bewusst für das XRechnung-Format entschieden, da es klarer, eindeutiger und damit sicherer in der Anwendung ist.


Das neue Modul: Verfügbar im Dolistore und über uns
Sie können das Modul XRechnung Export im offiziellen Dolistore kaufen (Link) oder über uns beziehen. Falls Sie zusätzlichen Support wünschen, machen wir Ihnen gerne ein Angebot.

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