Rechtskonforme Archivierung von geschäftlichen E-Mails – ein kurzer Überblick

In der digitalen Welt ist es eine Gratwanderung, sich rechtskonform zu verhalten. So zum Beispiel bei der Archivierung geschäftlicher E-Mails:

Auf der einen Seite besteht für alle Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Buchführung stehen, eine strenge Archivierungspflicht. Alle für das Finanzamt relevanten Unterlagen müssen Sie in der Regel zehn Jahre lang aufbewahren. Sofern es sich um digitale Daten handelt, verlangen die Finanzbehörden zwingend die elektronische Speicherung in einem revisionssicheren Archiv. Wird dagegen verstoßen, drohen bei einer Betriebsprüfung ernsthafte Konsequenzen.

Auf der anderen Seite verbietet der Datenschutz das Speichern von personenbezogenen Daten, sofern dies nicht durch ein Gesetz oder den Betroffenen erlaubt wird. Daher führt der Ansatz, für das Finanzamt lieber zu viele als zu wenige Unterlagen zu archivieren, zwangsläufig zu einem Konflikt mit dem Datenschutz.

Erhalten Sie beispielsweise per E-Mail den Lebenslauf eines Bewerbers, den Sie später ablehnen, dann dürfen diese Daten auf gar keinen Fall im Archiv abgelegt werden. Erst kürzlich wurde ein Bußgeld in Millionenhöhe verhängt, weil ein Immobilienunternehmen die Bewerbungsunterlagen potentieller Mieter dauerhaft gespeichert hat (z.B. hier nachzulesen).

Und in der Praxis? Um die Anforderungen des Finanzamtes an die Archivierung Ihrer geschäftlichen E-Mails zu erfüllen, benötigen Sie eine technische Lösung zur revisionssicheren Speicherung. Aber Sie müssen sich vor Anbietern in Acht nehmen, die automatisiert alle Mails aus Ihrem Postfach in ein solches revisionssicheres Archiv überführen.

Die Bloxera GmbH hat mit dem Bloxera® Archivar für E-Mails eine Lösung entwickelt, die relevante Dokumente aus Ihrem E-Mail-Postfach revisionssicher archiviert aber nur solche E-Mails, die Sie entsprechend ausgewählt und für die Archivierung freigegeben haben. Genau so, wie Sie es mit entsprechenden Belegen auf Papier auch handhaben.

Mehr Informationen zum Bloxera® Archivar für E-Mails finden Sie hier.

Hinweis: Wir stellen diese Informationen nach bestem Wissen zusammen, können aber keine Gewähr übernehmen. Als IT-Unternehmen ist es uns gesetzlich untersagt, eine Rechtsberatung durchzuführen. Für verbindliche Auskünfte, die Ihren konkreten Einzelfall betreffen, wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt und/oder Steuerberater.