Bloxera® ArchivModul

…macht aus Ihrem vorhandenen E-Mail-Postfach
auf Knopfdruck
ein revisionssicheres Archiv

Ihr Postfach wird revisionssicher

Geschäftliche E-Mails sind revisionssicher aufzubewahren. Das Bloxera® ArchivModul macht nahezu jedes vorhandene Postfach zu einem revisionssicheren Archiv.

Das Prinzip

Das Bloxera® ArchivModul legt in Ihrem gewohnten Postfach auf Knopfdruck zwei Ordner an:

Den Ablageordner, in dem Sie einfach alle archivierungspflichtigen E-Mails ablegen.

Den internen Datenordner, in dem das Bloxera ArchivModul revisionssichere Kopien der E-Mails aus dem Ablageordner speichert.

Einfaches Handling

Sie werden die Lösung lieben, denn Sie können mit Ihrem gewohnten E-Mail-Programm weiterarbeiten.

Um das Finanzamt glücklich zu machen, verschieben Sie einfach Ihre geschäftlichen E-Mails in den Ablageordner. Den Rest erledigt das Bloxera® ArchivModul vollautomatisch im Hintergrund.

Das ist schon alles.

Sichere Daten

Ihre revisionssicheren Daten bleiben, wo sie sind: In Ihrem Postfach und unter Ihrer Kontrolle.

Auch beruhigend: Ihre Daten bleiben dauerhaft revisionssicher gespeichert, nicht nur solange Sie unser Kunde sind.

Los geht’s

Es war noch nie so einfach, die rechtlichen Anforderungen an die revisionssichere Archivierung geschäftlicher E-Mails zu erfüllen.

Häufige Fragen

Die Anforderungen der Finanzbehörden sind in den „Grundsätzen zur
ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen
und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“
(kurz: GoBD) festgelegt. Daneben gelten u.a. auch die strengen Datenschutzanforderungen
der „Datenschutzgrundverordnung“ (DSGVO).

Die Anforderungen der GoBD sind ohne eine technische Lösung nicht
zu erfüllen: Sie müssen relevante E-Mails im Originalformat digital aufbewahren
und gleichzeitig beweisen können, dass diese digitalen Daten
nach ihrer Archivierung nicht mehr verändert wurden.

Diese Art der Archivierung entspricht nicht den GoBD, da Sie nicht nachweisen können, dass die so abgelegten E-Mails nicht nachträglich verändert oder gelöscht wurden. Ihre Buchführung ist damit formal nicht ordnungsgemäß. Die Auswirkungen bei einer
Steuerprüfung hängen vom Einzelfall ab.

Die Anforderungen der GoBD gelten für alle, die einer steuerlichen
Aufzeichnungspflicht unterliegen, grundsätzlich also auch für Kleinbetriebe
und Einzelunternehmer.

Abwarten birgt langfristige Risiken. Die unzureichende Archivierung
der heute eingegangenen geschäftlichen E-Mails kann über die gesamte
Aufbewahrungsdauer von bis zu zehn Jahren zu Problemen bei
einer Betriebsprüfung führen. Je eher Sie also für sich eine vorschriftsmäßige
Lösung finden, um so besser.

Bisher waren die erforderlichen Lösungen tatsächlich eher aufwändig
und oft teuer, so dass die Vorgaben vielfach ignoriert wurden. Mit dem
Bloxera® Archivar für E-Mails gibt es inzwischen eine einfache, preiswerte
und rechtskonforme Lösung, die ideal für Kleinunternehmer ist.

Die Finanzbehörden schreiben vor, dass geschäftliche E-Mails revisionssicher zu archivieren sind. Üblicherweise führt dies zum Einsatz komplexer Dokumentenmanagementsysteme, die teuer in der Beschaffung und aufwändig in der Handhabung sind.

Dabei verfügen die meisten Unternehmen bereits über ein “kleines” Dokumentenmanagementsystem, nämlich ihr E-Mail-Postfach. Bisher war der entscheidende Nachteil, dass Ihre E-Mails dort nicht wie gefordert revisionssicher archiviert werden. Revisionssicher bedeutet, dass Sie jederzeit in der Lage sind nachzuweisen, dass die archivierten Daten vollständig sind und nicht nachträglich manipuliert wurden.

An dieser Stelle setzt das Bloxera® ArchivModul an: Es macht aus Ihrem vorhandenen E-Mail-Postfach auf Knopfdruck ein revisionssicheres Archiv.

Sie können die Anforderungen an die revisionssichere Aufbewahrung ganz einfach erfüllen, indem Sie entsprechende Mails in einen speziellen Ordner in Ihrem Postfach verschieben. Fertig. Ganz ohne zusätzliches Dokumentenmanagementsystem.

Warum E-Mail-Archivierung mit dem Bloxera® ArchivModul?

Die beste Lösung speziell für kleine Unternehmen

Bisher waren Archivierungslösungen eher aufwändig und oft teuer.
Mit dem Bloxera® ArchivaModul gibt es eine einfache, preiswerte
und rechtskonforme Lösung, die ideal für Einzelunternehmer und kleine Unternehmen ist.

Einfacher geht es nicht

Ohne zusätzliches Dokumenten-Management-System. Alles was Sie für die gesetzeskonforme Archivierung benötigen sind Ihr vorhandenes Postfach und das Bloxera® ArchivModul.

E-Mails zum revisionssicheren Archivieren einfach in den speziellen Ablageordner in ihrem Postfach verschieben.

Einhaltung aller Vorgaben

Die gesetzlichen Vorgaben bezüglich der Archivierung sind teils gegenläufig:

Für steuerlich relevante E-Mails (Angebote, Rechnungen etc.) gilt die Pflicht zur Aufbewahrung (GoBD). Andere E-Mails mit personenbezogenen Daten (Bewerbungen, Krankmeldungen etc.) dürfen hingegen keinesfalls archiviert werden (DSGVO).

Manche Lösungen archivieren automatisch und unlöschbar alle eingehenden E-Mails – was sehr leicht zu erheblichen Verstößen gegen den Datenschutz führen kann.

Das Bloxera® ArchivModul erlaubt Ihnen, bei der Archivierung die notwendige Vorauswahl zu treffen.

Flexibel und kostengünstig

Kein Abo, keine Kündigungsfristen. Sie buchen und nutzen das Bloxera® ArchivModul nur solange, wie Sie es brauchen.

Auch danach bleiben ihre Daten revisionssicher in Ihrem Postfach erhalten.

Sicherheit in jeder Hinsicht

Die archivierten E-Mails werden ausschließlich in Ihrem eigenen Postfach gespeichert. Damit sind Ihre Daten stets in Ihrem Besitz und Sie bleiben langfristig unabhängig.

Unsere Server befinden sich in einem geschützten Rechenzentrum in Deutschland. Jeglicher Datenaustausch erfolgt ausschließlich gesichert über verschlüsselte Verbindungen.

Mit jedem Kunden schließen wir die gesetzlich geforderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ab, so dass Sie auch hier auf der sicheren Seite sind.

Einfach in der Handhabung und günstig im Preis

Bloxera® ArchivModul AM1

20,00

/Monat

  • Revisionssichere Archivierung für ein Postfach

Hinweis: Dieses Angebot richtet sich ausschließlich an gewerbliche Kunden.
Kein Abo, keine Kündigungsfristen: Der Service wird jeweils für eine vorausbezahlte Laufzeit angeboten. Er verlängert sich nur durch das Buchen einer weiteren Laufzeit.
Sie benötigen ein Postfach mit IMAP-Schnittstelle (RFC 3501 Version 4rev1) – diese ist bei den meisten Postfächern verfügbar.

Noch Fragen? – Wir helfen Ihnen gerne weiter!