Was sind die rechtlichen Anforderungen?

Das Bloxera® ArchivModul macht Ihnen die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen and die Archivierung geschäftlicher E-Mails so einfach, wie nur möglich. Sie können mit dieser Lösung sowohl die Verpflichtung zur Speicherung bestimmter E-Mails gemäß GoBD erfüllen, ohne gleichzeitig gegen Speicherungsverbote der SDGVO zu verstoßen.

Das Problem: Gegenläufige Anforderungen

Auf der einen Seite besteht für alle Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Buchführung stehen, eine strenge Archivierungspflicht. Für das Finanzamt relevante Unterlagen müssen Sie in der Regel zehn Jahre lang aufbewahren. Sofern es sich um digitale Daten handelt, verlangen die Finanzbehörden gemäß den GoBD zwingend die elektronische Speicherung in einem revisionssicheren Archiv. Wird dagegen verstoßen, drohen bei einer Betriebsprüfung ernsthafte Konsequenzen.

Auf der anderen Seite verbietet die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) das Speichern personenbezogener Daten, sofern dies nicht durch ein Gesetz oder durch den Betroffenen selber erlaubt wird. Auch bei Verstößen gegen die DSGVO drohen empfindliche Strafen. Daher führt der Ansatz, für das Finanzamt lieber zu viele als zu wenige E-Mails zu archivieren, zwangsläufig zu einem Konflikt mit dem Datenschutz.

Und was bedeutet das für mich?

Um die Anforderungen des Finanzamtes an die Archivierung Ihrer geschäftlichen E-Mails zu erfüllen, benötigen Sie eine technische Lösung zur revisionssicheren Speicherung. Aber Sie müssen sich vor Lösungen in Acht nehmen, die automatisiert alle E-Mails aus Ihrem Postfach in ein solches revisionssicheres Archiv überführen, weil dann mit hoher Wahrscheinlichkeit auch E-Mails archiviert werden, deren dauerhafte Speicherung unzulässig ist. Aufgrund der schwierigen Rechtslage führt derzeit aus unserer Sicht kein Weg an einer manuellen Auswahl von zu archivierenden E-Mails vorbei.

Wer die (Aus-)Wahl hat, hat die Qual…

Die Auswahl von E-Mails für die Archivierung erscheint auf den ersten Blick möglicherweise etwas schwierig. Im folgenden geben wir einige nützliche Hinweise, wie Sie die Auswahl geeignet treffen können. Der Bloxera® MailArchivar macht es Ihnen auch dabei so einfach wie möglich: Sie müssen die ausgewählten E-Mails nur in den Ablageordner verschieben, alles weitere geschieht vollautomatisch.

Welche E-Mails muss ich unbedingt archivieren?

Als Faustregel gilt hier: Alle E-Mails, die in einem Zusammenhang mit Buchungen in der Buchhaltung stehen, also alle sog. “Geschäftsbriefe” oder “Handelsbriefe”. Dazu gehören Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und alle diesbezüglichen Verhandlungen, die per E-Mail geführt werden. Im Grunde ist das genauso zu handhaben, wie die Ablage von Papierbelegen in Aktenordnern.

Welche E-Mails darf ich auf gar keinen Fall archiveren?

Grundsätzlich dürfen keine personenbezogenen Daten gespeichert werden, außer es ist ausdrücklich erlaubt – entweder durch gesetzliche Regelungen, oder weil Sie vom Betroffenen die ausdrückliche Zustimmung eingeholt haben. Demnach gilt: Eine Rechnung an eine Privatadresse enthält zwar personenbezogene Daten (die Privatadresse), aber da es eine gesetzliche Regelung zur Aufbewahrung gibt, darf (und muss) sie revisionsicher gespeichert werden.

Erhalten Sie aber persönliche Bewerbungsunterlagen, eine Krankmeldung oder private E-Mails, dann dürfen Sie die darin enthaltenen personenbezogenen Daten nur so lange speichern, wie Sie für die Bearbeitung der E-Mails benötigen. Nach einer Ablehnung der Bewerberin oder des Bewerbers, sind Sie z.B. verpflichtet, die Bewerbungsunterlagen zu löschen und dürfen sie keinesfalls für weiter zehn Jahre im Archiv aufbewahren.

Konkrete Fragen bitte mit Rechtsexperten klären

Wir haben diese allgemeinen Informationen nach bestem Wissen zusammengestellt, können aber keine Gewähr übernehmen. Als IT-Unternehmen ist es uns zudem gesetzlich untersagt, eine Rechtsberatung durchzuführen. Für verbindliche Auskünfte, die Ihren konkreten Einzelfall betreffen, wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt und/oder Steuerberater.