Wie archiviere ich meine E-Mails mit dem Bloxera® ArchivModul?

Das Bloxera® ArchivModul macht die Archivierung geschäftlicher E-Mail so einfach, wie nur möglich. Sie benötigen keine zusätzlichen Programme, sondern arbeiten mit Ihrem gewohnten E-Mail-Programm weiter.

Archivieren durch einfaches Verschieben

Jede E-Mail, die Sie archivieren möchten, verschieben Sie in den Ordner mit der Bezeichnung ABLAGEORDNER. – Damit ist von Ihrer Seite aus auch schon alles erledigt. Den Ablageordner hat das Bloxera® ArchivModul bei seiner Einrichtung automatisch auf dem Mailserver angelegt. Im Hintergrund werden vom Bloxera® ArchivModul alle neu im Ablageordner abgelegten E-Mails, ergänzt um Daten zur Sicherstellung der Revisionssicherheit, in einen speziellen internen Datenordner auf dem Mailserver gespeichert.

Strukturierte Ablage in Unterordnern

In der Praxis bietet es sich an, innerhalb des Ablageordners weitere Unterordner anzulegen, um die E-Mails bei Bedarf einfacher wiederzufinden. Genau so, wie Sie es auch mit Papierbelegen in Aktenordnern machen würden. Natürlich können Sie auch zusätzlich die Suchfunktion Ihres E-Mail-Programms verwenden. Im dargestellten Screenshot wurden die Belege nach Geschäftsjahren sortiert und in Kategorien wie Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen etc. unterteilt.

Auch gelöschte E-Mails bleiben archviert

Das Bloxera® ArchivModul kopiert neue E-Mails aus dem Ablageordner in ein revisionsgesichertes Archiv. Dies geschieht mehrmals täglich und vollautomatisch. Es ist daher kein Problem, ältere E-Mails aus dem Ablageordner zu löschen. Sie können sich jederzeit ein Duplikat aus dem Archiv zurückspeichern, das bis auf das letzte Bit identisch mit dem Original ist.