Bloxera® Archivar für E-Mails

Bloxera® Archivar für E-Mails – Die Lösung für die rechtskonforme Archivierung geschäftlicher E-Mails mit Hilfe der Blockchain-Technologie. Unkompliziert, kostengünstig und speziell für Kleinunternehmen.

E-Mails revisionssicher und trotzdem ganz einfach archivieren

Nutzen Sie Ihr vorhandenes Postfach einfach weiter

Der Bloxera® Archivar für E-Mails erstellt in Ihrem bestehenden Postfach einen Archivierungsordner. Um E-Mails revisionssicher zu archivieren, legen Sie sie einfach in diesem Ordner ab.

Selbstverständlich könne Sie für eine besser Übersicht beliebige Unterordner innerhalb des Ordners anlegen.

Revisionssichere Archivierung mit Blockchain-Technologie

Alle E-Mails im Archivierungsordner werden automatisch in Ihr revisionssicheres Archiv für geschäftliche E-Mails kopiert. Einmal archivierte E-Mails bleiben auch dann im Archiv gespeichert, wenn sie im Archivierungsordner gelöscht werden.

Der Service Bloxera® Archivar für E-Mails erzeugt mit Hilfe von Blockchain-Technologien Zertifizierungsdaten, die zusammen mit den archivierten E-Mails abgespeichert werden. Spätere Manipulationen am Archiv können damit sicher erkannt werden – das Archiv ist revisionssicher.

Im Rahmen einer Kontrolle können Sie jederzeit problemlos nachweisen, dass in Ihrem Archiv keine E-Mails verändert, gelöscht oder hinzugefügt wurden.

Gegenläufige Anforderungen erfüllen: Einhaltung der GoBD und der DSGVO

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Auf der einen Seite sind geschäftliche E-Mails langfristig und unveränderbar zu archivieren

Die Anforderungen der Finanzbehörden sind in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz: GoBD) festgelegt (hier abrufbar).

Archivierungspflichtig sind alle eingehenden und ausgehenden E-Mails, die als Handelsbriefe gelten, z.B. Verträge oder Rechnungen, oft über 10 Jahre.

Der Bloxera® Archivar für E-Mails archiviert geschäftliche E-Mails nach den Anforderungen der GoBD:
• digital – in der Form, in der sie empfangen wurden
• revisionssicher – Sie können auf Anfrage nachweisen, dass Ihr Archiv nicht nachträglich manipuliert wurde

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Auf der anderen Seite sind personenbezogene Daten schnellstmöglich zu löschen

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) legt fest, dass mit personenbezogenen Daten sorgsam umzugehen ist. Sie sind verpflichtet, solche Daten zu löschen, sobald keine rechtliche Grundlage für ihre Speicherung besteht.

Daher ist es in der Regel problematisch, einfach sämtliche empfangenen E-Mails automatisch und unlöschbar in einem Archiv abzulegen.

Der Bloxera® Archivar für E-Mails archiviert nur ausgewählte E-Mails. Für Handelsbriefe gelten die zuvor erläuterten GoBD als rechtliche Grundlage für ihre Speicherung. Durch die entsprechende Auswahl der E-Mails, die archiviert werden, verhalten Sie sich konform zu den strengen Anforderungen der DSGVO.

Gut zu wissen, bevor es losgeht

Wo befindet sich das Archiv mit meinen Geschäftsdaten?

Das Besondere an unserer Lösung: Der Bloxera® Archivar für E-Mails legt Ihr revisionssicheres Archiv in Ihrem eigenen Online-Speicher ab. Damit bleiben Ihre Geschäftsdaten dauerhaft in Ihrem Besitz und Sie haben jederzeit vollen Zugriff darauf.

Sollten Sie noch nicht über einen geeigneten Online-Speicher verfügen, finden Sie hier weitere hilfreiche Informationen. Durch eigenen Online-Speicher mit standardisierter Schnittstelle bleiben Sie auch langfristig unabhängig!

Was sind die technischen Voraussetzungen für die Nutzung?

Für den Bloxera® Archivar für E-Mails benötigen Sie zwei Dinge:

  1. Ihr bestehendes E-Mail-Postfach muss einen Zugang über die sogenannte IMAP-Schnittstelle ermöglichen. Dies ist bei den meisten Anbietern der Fall.
  1. Für die Ablage des Archivs benötigen Sie einen eigenen Online-Speicher, auf den per WebDAV-Schnittstelle zugegriffen werden kann. Dieser offene Standard wird von vielen Anbietern unterstützt.

Rechtskonforme Archivierung zu einem günstigen Preis

Falls Sie noch weitere Informationen brauchen, schauen Sie am besten gleich auf unsere Seite mit häufigen Fragen und in unseren Blog.