Bloxera® Archivar für E-Mails

Sie nutzen E-Mails geschäftlich?

Wir helfen Ihnen, die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung Ihrer geschäftlichen E-Mails einzuhalten.

Archivierung mit dem
Bloxera® Archivar für E-Mails
ist ganz einfach

Das Prinzip

Der Bloxera® Archivar für E-Mails arbeitet als webbasierter Service unauffällig im Hintergrund.

Er kopiert Ihre geschäftlichen E-Mails in ein revisionssicheres Archiv in Ihrem eigenen Cloudspeicher.

Die Archivierung

Sie nutzen Ihren vorhandenen E-Mail-Anbieter und Ihr gewohntes E-Mail Programm einfach weiter.

Der Bloxera Archivar legt in Ihrem bestehenden Postfach einen speziellen Archivierungsordner an.

Alle zu archivierenden E-Mails legen Sie in diesem Ordner ab.

Gesicherte Kopien

Der Bloxera Archivar kopiert alle E-Mails, die Sie in den Archivierungsordner verschieben, in Ihr revisionssicheres Archiv. Dort wird ein fälschungssicheres Register aller archivierten E-Mails geführt.

Ihre Daten in Ihrem Besitz

Das Archiv wird in Ihrem eigenen Cloudspeicher angelegt. Die Daten bleiben dauerhaft in Ihrem Besitz und unter Ihrer Kontrolle. Wir speichern auf unseren Servern keine E-Mails von Ihnen.

Zugriff auf Ihr Archiv

Sie können mit Ihrem gewohnten E-Mail-Programm lesend auf Ihr Archiv zugreifen. Dabei können Sie nichts versehentlich löschen oder verändern.

Das gute Gefühl alles richtig zu machen

Die Daten im Archiv werden so abgespeichert, dass Sie jederzeit nachweisen können, dass keine nachträglichen Veränderungen vorgenommen wurden. – Genau so, wie gefordert.

Häufige Fragen

Die Anforderungen der Finanzbehörden sind in den „Grundsätzen zur
ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen
und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“
(kurz: GoBD) festgelegt. Daneben gelten u.a. auch die strengen Datenschutzanforderungen
der „Datenschutzgrundverordnung“ (DSGVO).

Die Anforderungen der GoBD sind ohne eine technische Lösung nicht
zu erfüllen: Sie müssen relevante E-Mails im Originalformat digital aufbewahren
und gleichzeitig beweisen können, dass diese digitalen Daten
nach ihrer Archivierung nicht mehr verändert wurden.

Diese Art der Archivierung entspricht nicht den GoBD, so dass Ihre
Buchführung formal nicht ordnungsgemäß ist. Die Auswirkungen bei einer
Steuerprüfung hängen vom Einzelfall ab.

Die Anforderungen der GoBD gelten für alle, die einer steuerlichen
Aufzeichnungspflicht unterliegen, grundsätzlich also auch für Kleinbetriebe
und Einzelunternehmer.

Abwarten birgt langfristige Risiken. Die unzureichende Archivierung
der heute eingegangenen geschäftlichen E-Mails kann über die gesamte
Aufbewahrungsdauer von bis zu zehn Jahren zu Problemen bei
einer Betriebsprüfung führen. Je eher Sie also für sich eine vorschriftsmäßige
Lösung finden, um so besser.

Bisher waren die erforderlichen Lösungen tatsächlich eher aufwändig
und oft teuer, so dass die Vorgaben vielfach ignoriert wurden. Mit dem
Bloxera® Archivar für E-Mails gibt es inzwischen eine einfache, preiswerte
und rechtskonforme Lösung, die ideal für Kleinunternehmer ist.

Warum Archivierung mit dem Bloxera® Archivar für E-Mails?

Die beste Lösung gerade für kleine Unternehmen

Bisher waren Archivierungslösungen eher aufwändig und oft teuer.
Mit dem Bloxera® Archivar für E-Mails gibt es eine einfache, preiswerte
und rechtskonforme Lösung, die ideal für Kleinunternehmer ist.

Einhaltung der teils gegenläufigen gesetzlichen Bestimmungen

Sowohl was die Pflicht zur Aufbewahrung (GoBD) als auch das Verbot der Speicherung (Datenschutzgrundverordnung) betrifft.

Manche Lösungen archivieren automatisch und unlöschbar alle eingehenden E-Mails – was sehr leicht zu erheblichen Verstößen gegen den Datenschutz führen kann.

Dieser Service archiviert nur die steuerlich relevanten Dokumente, die Sie im Archivierungsordner ablegen.

Sicherheit steht an erster Stelle

Unsere Server befinden sich in einem gesicherten Rechenzentrum in Deutschland. Sämtlicher Datenaustausch erfolgt ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen.

Mit jedem Kunden schließen wir die gesetzlich geforderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ab, so dass Sie auch hier auf der sicheren Seite sind.

Kostengünstig

Speziell für Kleinbetriebe und ohne langfristige Bindung: Kein Abo, keine Kündigungsfristen.

Bei vielen Anbietern bleiben die Daten nur solange revisionssicher archiviert, wie Sie den Anbieter bezahlen – damit sind Sie über die gesamte Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gebunden.

Bei uns bleiben Ihre archivierten Daten auch nach Beendigung einer Beauftragung dauerhaft revisionssicher in Ihrem Cloudspeicher.

Ihr Cloudspeicher, Ihre Daten

Das Archiv wird in Ihrem eigenen Cloudspeicher abgelegt. Damit sind Ihre Daten stets in Ihrem Besitz.

Falls Sie derzeit keinen eigenen Cloudspeicher mit WebDAV-Schnittstelle haben: Es gibt zahlreiche Angebote, teilweise sogar kostenlos. Warum das sinnvoll ist und wie Sie ganz einfach an Cloudspeicher kommen, haben wir in unserem Blog unter diesem Link beschrieben.

Eine einfache Lösung zu einem günstigen Preis

Laufzeit: 12 Monate
pro Monat (netto) für

€ 19,80

  • Hinweis: Dieses Angebot richtet sich ausschließlich an gewerbliche Kunden.
  • Kein Abo, keine Kündigungsfristen: Der Service wird jeweils für eine vorausbezahlte Laufzeit angeboten. Er verlängert sich nur durch das Buchen einer weiteren Laufzeit.
  • Sie bleiben ungebunden: Ihr Archiv bleibt dauerhaft revisionssicher abgelegt, ohne dass Sie hierfür die Laufzeit verlängern müssen.
  • Sie benötigen ein Postfach mit IMAP-Schnittstelle und einen Cloudspeicher mit WebDAV-Schnittstelle.
  • Der Gesamtpreis für 12 Monate Laufzeit beträgt €237,60 zzgl. MwSt. bzw. €282,74 incl. 19% MwSt.
  • (Hinweis: Die Höhe des zu erhebenden MwSt.-Satzes hängt davon ab, an welchem Tag die Laufzeit endet. Wenn dieser Tag nach dem 31.12.20 liegt, sind die dann geltenden 19% für die Laufzeit anzusetzen.)