Bloxera® Archivar – FAQ

Häufige Fragen zum Bloxera® Archivar für E-Mails

     

Was ist der Bloxera® Archivar für E-Mails?

Es handelt sich um einen digitalen Service, der Ihre geschäftlichen E-Mails revisionssicher in Ihrem eigenen Online-Archiv ablegt, und zwar so, dass Sie jederzeit die Integrität ihres Archivs beweisen können. – Ganz im Gegensatz zur Aufbewahrung von E-Mails im Postfach, wo dies nicht möglich ist. Dies ist insbesondere für Betriebsprüfungen, die das Finanzamt vornimmt, wichtig. Möglich wird die Lösung durch die Nutzung der innovativen Blockchain-Technologie. – Allerdings ist für Sie nur das Ergebnis wichtig: Die Lösung ist unkompliziert, kostengünstig und speziell auf Kleinunternehmen ausgerichtet!


Was sind die Vorteile?

  • Es bleibt dauerhaft Ihr Archiv: Sie binden sich nicht langjährig an einen teuren Aufbewahrungsdienstleister, den Sie vor Ende der Aufbewahrungsfrist nicht verlassen können.
  • Es ist simpel: Alle zu archivierenden E-Mails werden als Kopie in Ihrem Archiv abgespeichert, die durch digitale Zertifikatsdaten ergänzt werden. Dadurch können nachträgliche Manipulationen sicher erkannt werden.
  • Sie können der Finanzverwaltung jederzeit den ordnungsgemäßen Zustand des Archivs nachweisen.

Wie nutze ich den Bloxera® Archivar für E-Mails?

Nach der Buchung wird der Service zunächst konfiguriert. Dazu müssen Sie lediglich die Zugangsdaten zu Ihrem Postfach und zu Ihrem Online-Speicher eingeben.

Der Service erzeugt dann in Ihrem Postfach einen neuen Ordner – den Archivierungsordner mit der Bezeichnung „Bloxera_Archivar“. Alle E-Mails, die Sie in diesen Ordner verschieben, werden revisionssicher archiviert. Selbstverständlich könne Sie für eine besser Übersicht beliebige Unterordner innerhalb des Archivierungsordners anlegen.

Sie müssen zukünftig also lediglich die steuerlich relevanten geschäftlichen E-Mails in diesem Ordner ablegen und der Bloxera® Archivar für E-Mails kümmert sich um den Rest.

Wichtig für Sie: Dadurch, dass nur E-Mails aus dem Archivierungsordner in Ihrem revisionssicheren Archiv abgespeichert werden, behalten Sie die volle Kontrolle. So können Sie ausschließen, dass sensible Daten gemäß der DSGVO unrechtmäßig im Archiv gespeichert werden, z.B. Bewerbungen oder private E-Mails.


Mit welchen E-Mail-Anbietern ist der Bloxera® Archivar für E-Mails kompatibel?

Sie können alle Postfächer, die über eine IMAP-Schnittstelle zugänglich sind, archivieren. Die meisten Anbieter bieten die IMAP-Schnittstelle an.

Bei manchen Anbietern muss die IMAP-Schnittstelle über den Kundenbereich des jeweiligen Anbieters erst aktiviert werden. Dies ist z.B. bei GMX und Web.de der Fall – orientieren Sie sich an den Hilfe-Informationen Ihres E-Mail-Anbieters.

Eigentlich selbstverständlich: Die Kommunikation erfolgt ausschließlich über eine SSL-verschlüsselte Verbindung.

Hinweis: Google bietet bei seinem E-Mail-Dienst Gmail keinen freien Zugang per IMAP-Schnittstelle an.


Welche Online-Speicher kann ich nutzen und wo bekomme ich diesen?

Der Bloxera® Archivar für E-Mails legt das Archiv in Ihrem Online-Speicher ab. Technisch ist jeder Online-Speicher geeignet, auf den über eine Schnittstelle nach WebDAV-Standard zugegriffen werden kann. Die Kommunikation erfolgt dabei ausschließlich über eine SSL-verschlüsselte Verbindung.

Vielfach verfügen Kunden bereits über geeigneten Online-Speicher, oft ohne es zu wissen. So bieten GMX und Web.de zusammen mit der E-Mail-Adresse automatisch auch Online-Speicher in der Cloud an, die über WebDAV nutzbar sind.

Hinweis: Einige große Anbieter am Markt versuchen, Ihre Kunden durch Schnittstellen, die nicht dem Standard entsprechen, dauerhaft an ihre eigenen Services zu binden. Die Online-Speicher von Apple (iCloud) und Google (Google Drive) verfügen beide nicht über den offenen Schnittstellenstandard WebDAV. Eine Nutzung des Online-Speichers von Microsoft (OneDrive) über WebDAV ist nicht ohne Schwierigkeiten konfigurierbar.

Durch Nutzung von Online-Speicher mit Standard-Schnittstelle bleiben Sie langfristig unabhängig und binden sich nicht dauerhaft an einen einzigen Anbieter.

Wenn Sie über keinen Online-Speicher verfügen, können Sie ihn bei vielen Anbietern kostengünstig oder sogar kostenlos buchen. Weitere Informationen hierzu, einschließlich einer Übersicht an Anbietern, finden Sie in unserem Blog.


Bleibt das Archiv mit allen meinen Mails unter meiner Kontrolle?

Ja, das Archiv mit allen gespeicherten E-Mails und den zugehörigen Kontrolldaten bleibt Ihres – es wird in Ihrem eigenen Online-Speicher angelegt.


An wen richtet sich dieses Angebot?

Grundsätzlich an gewerbliche Kunden, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. 

Insbesondere möchten wir Einzelunternehmer und kleine Unternehmen, die über keine eigene IT-Abteilung verfügen, dabei unterstützen, Ihre Abläufe effizienter, kostengünstiger und rechtssicher zu machen. Die Blockchain-Technologie erlaubt es, dezentral gespeicherte Daten genauso gut gegen Veränderungen zu schützen, wie dies bisher nur durch zentrale Anbieter möglich war. Davon profitieren Sie.


Kann ich mit dieser Lösung die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einhalten?

Die DSGVO fordert den sorgsamen Umgang mit personenbezogenen Daten. Sie sind verpflichtet, diese Daten zu löschen, sobald keine gesetzliche Grundlage für ihre Speicherung (mehr) besteht.

Aus diesem Grund sind Archivierungslösungen problematisch, die pauschal alle eingehenden E-Mails unlöschbar in ein dauerhaftes Archiv überführen. Denken Sie z.B. an eine unaufgeforderte Initiativbewerbung mit sensiblem Inhalt. Die dauerhafte Speicherung solcher Daten stellt einen Verstoß gegen die DSGVO dar.

Der Bloxera® Archivar für E-Mails erstellt bei seiner Einrichtung einen Archivierungsordner in Ihrem gewohnten Postfach. Alle E-Mails, die Ihre Geschäfte betreffen, die sog. „Handlesbriefe“ (z.B. Verträge, Rechnungen, etc.), verschieben Sie einfach in den Archivierungsordner, um sie revisionssicher zu archivieren.

Andere E-Mails mit personenbezogenen Daten werden nicht archiviert, so dass Sie sich konform zur DSGVO verhalten.


Wie steht es um die Datensicherheit?

Bloxera® Archivar für E-Mails ist ein Service, der Ihre zu archivierenden geschäftlichen E-Mails in Ihr eigenes Archiv kopiert und die gesetzlichen Anforderungen an die Integrität des Archivs durch die Nutzung von Blockchain-Technologien unterstützt.

Die Datenübertragung erfolgt mit den gängigen, hohen Sicherheitsstandards über verschlüsselte Verbindungen. Die technischen Systeme der Bloxera GmbH befinden sich in gesicherten Rechenzentren innerhalb der EU. Ihr E-Mail-Archiv befindet sich in Ihrem Online-Speicher, auf den Sie jederzeit Zugriff haben. Die Bloxera GmbH speichert auf den eigenen Systemen keine Inhalte Ihrer Mails.

Hinweis: Da sich die archivierten Daten in Ihrem eigenen Online-Speicher befinden, gilt, wie für Ihre übrigen geschäftlichen Daten auch, dass Sie regelmäßig Sicherungskopien (Back-Ups) des Archivs anfertigen sollten, um sich vor Datenverlust zu schützen.


Was kostet der Service?

Der Preis ist abhängig von der gewählten Laufzeit und wird Ihnen auf der Buchungsseite angezeigt.


Gibt es versteckte Kosten?

Nein! – Sie bezahlen uns nur so lange, wie Sie neue E-Mails in Ihr Archiv aufnehmen, nicht aber für die Aufbewahrungsdauer dieser Mails. Auch ohne weiterhin Kunde zu sein, können Sie bei einer Kontrolle die Integrität Ihres Archivs beweisen.

Es gibt keine Abo-Falle: Der Service wird immer für einen vorausbezahlten Zeitraum erbracht. Er verlängert sich nur dann, wenn ein weiterer Leistungszeitraum gebucht wird. Es gibt daher auch keine Kündigungsfristen zu beachten.